La Carta Comercial

Es una comunicación escrita que cursa una empresa con otras empresa, una empresa con una persona natural o una empresa con sus empleados.

La comunicación es interna cuando se da entre la empresa y sus empleados. Ejemplo: memorandos, circulares internas y solicitudes de los empleados.

La comunicación es externa cuando se da entre personas de varias empresas. Ejemplo: una empresa solicitaotra envio de materia prima.

Los márgenes de una carta comercial estan sujetos a la extensión de la carta:

Superior               3 ó 4 cm
Izquierdo              3 ó 4 cm
Derecho               2 ó 3 cm
Inferior                 2 ó 3 cm

Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm .

Estilos de la Carta Comercial

Estilo Bloque Extremo

En este estilo las partes de la carta van escritas contra el margen izquierdo, es el mas sencillo, y que requiere menos tiempo y esfuerzo. Se escribe siempre a espacio sencillo y entre párrafos se dejaran siempre dos espacios verticales.

Estilo Bloque

Se diferencia del estilo Bloque Extremo, en que las líneas de la fecha, de la formula final de cortesía y de la firma ser corren hacia el margen derecho, la fecha puede colocarse de manera que termine contra el margen derecho de la carta, puede centrarse de acuerdo con la línea de escritura, o bien, a partir del papel. La formula final de cortesía y la firma se escribe del centro del papel hacia el margen derecho, empezando todas a la misma distancia del margen izquierdo y solo se permite escribir cinco espacios hacia la izquierda del centro del papel, cuando alguna de las líneas es muy larga.

Estilo SemiBloque

Es el estilo mas atractivo y el mas usado. Se diferencia del estilo bloque en que la primera línea de cada párrafo deja 5 o 10 espacios de sangría, según el remitente.

Estilo Colgante

En las cartas o circulares de propaganda se suele usar este estilo de escritura. La primera línea de cada párrafo comienza en el margen izquierdo, pero las siguientes líneas llevan una sangría de cinco espacios.

Partes de la Carta Comercial

La Carta Comercial posee unas partes que son esenciales y que no se puede prescindir de ellas, no importa el estilo que utilices, ni el propósito.

1. Membrete - Identifica la oficina, organización o empresa donde se origina el documento y debe incluir: Nombre de la "empresa"

• Dirección postal o física
• Teléfonos comerciales y fax
• Dirección de correo electrónico.

2. Fecha - todo documento oficial debe tener fecha y no debe abreviarse.

• En español se escribe día (cifra), mes (en minúscula) y año.  Ejemplo: 19 de noviembre de 2011 
• No se le coloca punto final.

3. Destinatario y dirección - consta de tres o cuatro líneas, las cuales se escriben a espacio sencillo.  Por estética las líneas deben mantener el mismo largo horizontal.  Es importante comenzar con el titulo   de cortesía abreviado o puesto que ocupa, luego la dirección.  Se  escriben a cuatro espacios de la fecha.

4. Saludo - representa una cortesía del remitente y no debe abreviarse.  Las reglas para el saludo son:

• No se abrevia el titulo de cortesía o posición del destinatario 
• El titulo o posición debe coincidir con el colocado en el área de envío 
• En los casos en que la comunicación no está dirigida a una persona y sí a una compañía el saludo debe ser en plural.  El estilo antiguo era escribir "A quien pueda interesar", pero esa expresión en la actualidad no se utiliza.  Puede utilizar:  Estimados señores, Estimados señores y señoras  
• Si la comunicación esta dirigida a un hombre y una mujer, el saludo puede ser: Estimado señor Rivera y señora Rosa o Estimados señor y señora Rivera.
• Se escribe solo en mayúscula: 
• la primera palabra del saludo
• nombre y apellidos
• nombre, cargo o entidad que sustituya al nombre 

5. Texto de la carta - debe constar con tres párrafos como mínimo, donde indique el mensaje lo más corto, preciso y claro posible.  

6. Despedida - representa una cortesía de parte del remitente hacia el destinatario.  Se escribe a dos renglones verticales después del último párrafo.  Se escribe en mayúscula la letra inicial, solamente.  La despedida no se abrevia en ningún momento.  Ejemplo de despedidas: Atentamente, Cordialmente.

7. Firma mecanografiada - es el nombre completo y titulo o posición que ocupa la persona responsable de la comunicación   Se escribe a cuatro renglones verticales de la despedida.  Las recomendaciones son:

• Se escribe en mayúscula la letra inicial de cada nombre y título o posición que ocupa.
• El título o puesto que ocupa lo puede mecanografiar al lado del nombre, sino es muy largo.  De lo contrario se escribe debajo de la firma mecanografiada.
• En la firma no se escribe la abreviatura de titulo de cortesía y académico antes del nombre. Sin embargo, puede escribir el título académico abreviado después del nombre y apellido, antecedido por una coma.  Ejemplo: Raúl Fuentes Cruz, CPA
• Cuando el ejecutivo no se encuentra y el Asistente Administrativo debe mecanografiar una carta que debería estar firmada por el, se recomienda que el Asistente Administrativo firme con el nombre del ejecutivo y:
•  al lado o debajo escriba sus iniciales 
• debajo coloque su firma, con la posición que ocupa.

8. Iníciales - se escriben para identificar la persona responsable de la comunicación.  Cada oficina establece  su método de identificación de documentos.  Pueden ser iníciales, números o ambas.  La forma utilizada en la mayoría de las oficinas es utilizar las iníciales del Asistente Administrativo que transcribe o prepara el documento.  Las recomendaciones son:

• se escriben las iníciales al margen izquierdo de la cata a dos renglones verticales, siempre en minúsculas después de la firma mecanografiada.
• Si la persona que prepara la carta es la misma que la firma no es necesario escribir iníciales de responsabilidad.
• Las iníciales de la persona que mecanografía la carta son importantes, de esta forma sabemos quien mantiene la comunicación y donde se genera.  

9. Anejo - se utiliza cuando se incluyen documentos adicionales con la carta.  En singular (Anejo) si se incluye un solo documento o en plural (Anejos) cuando son varios.  Siempre se escribe la primera letra en mayúscula, a dos espacios verticales después de las iníciales y al margen izquierdo.

10. Copias- se escribe la letra c, en minúscula al margen izquierdo a dos espacios verticales.  La letra c significa que se incluye copia de la comunicación a otra persona y se requiere mencionar a las personas a las cuales se les envía copia de la comunicación.