Partes de la Carta Comercial

La Carta Comercial posee unas partes que son esenciales y que no se puede prescindir de ellas, no importa el estilo que utilices, ni el propósito.

1. Membrete - Identifica la oficina, organización o empresa donde se origina el documento y debe incluir: Nombre de la "empresa"

• Dirección postal o física
• Teléfonos comerciales y fax
• Dirección de correo electrónico.

2. Fecha - todo documento oficial debe tener fecha y no debe abreviarse.

• En español se escribe día (cifra), mes (en minúscula) y año.  Ejemplo: 19 de noviembre de 2011 
• No se le coloca punto final.

3. Destinatario y dirección - consta de tres o cuatro líneas, las cuales se escriben a espacio sencillo.  Por estética las líneas deben mantener el mismo largo horizontal.  Es importante comenzar con el titulo   de cortesía abreviado o puesto que ocupa, luego la dirección.  Se  escriben a cuatro espacios de la fecha.

4. Saludo - representa una cortesía del remitente y no debe abreviarse.  Las reglas para el saludo son:

• No se abrevia el titulo de cortesía o posición del destinatario 
• El titulo o posición debe coincidir con el colocado en el área de envío 
• En los casos en que la comunicación no está dirigida a una persona y sí a una compañía el saludo debe ser en plural.  El estilo antiguo era escribir "A quien pueda interesar", pero esa expresión en la actualidad no se utiliza.  Puede utilizar:  Estimados señores, Estimados señores y señoras  
• Si la comunicación esta dirigida a un hombre y una mujer, el saludo puede ser: Estimado señor Rivera y señora Rosa o Estimados señor y señora Rivera.
• Se escribe solo en mayúscula: 
• la primera palabra del saludo
• nombre y apellidos
• nombre, cargo o entidad que sustituya al nombre 

5. Texto de la carta - debe constar con tres párrafos como mínimo, donde indique el mensaje lo más corto, preciso y claro posible.  

6. Despedida - representa una cortesía de parte del remitente hacia el destinatario.  Se escribe a dos renglones verticales después del último párrafo.  Se escribe en mayúscula la letra inicial, solamente.  La despedida no se abrevia en ningún momento.  Ejemplo de despedidas: Atentamente, Cordialmente.

7. Firma mecanografiada - es el nombre completo y titulo o posición que ocupa la persona responsable de la comunicación   Se escribe a cuatro renglones verticales de la despedida.  Las recomendaciones son:

• Se escribe en mayúscula la letra inicial de cada nombre y título o posición que ocupa.
• El título o puesto que ocupa lo puede mecanografiar al lado del nombre, sino es muy largo.  De lo contrario se escribe debajo de la firma mecanografiada.
• En la firma no se escribe la abreviatura de titulo de cortesía y académico antes del nombre. Sin embargo, puede escribir el título académico abreviado después del nombre y apellido, antecedido por una coma.  Ejemplo: Raúl Fuentes Cruz, CPA
• Cuando el ejecutivo no se encuentra y el Asistente Administrativo debe mecanografiar una carta que debería estar firmada por el, se recomienda que el Asistente Administrativo firme con el nombre del ejecutivo y:
•  al lado o debajo escriba sus iniciales 
• debajo coloque su firma, con la posición que ocupa.

8. Iníciales - se escriben para identificar la persona responsable de la comunicación.  Cada oficina establece  su método de identificación de documentos.  Pueden ser iníciales, números o ambas.  La forma utilizada en la mayoría de las oficinas es utilizar las iníciales del Asistente Administrativo que transcribe o prepara el documento.  Las recomendaciones son:

• se escriben las iníciales al margen izquierdo de la cata a dos renglones verticales, siempre en minúsculas después de la firma mecanografiada.
• Si la persona que prepara la carta es la misma que la firma no es necesario escribir iníciales de responsabilidad.
• Las iníciales de la persona que mecanografía la carta son importantes, de esta forma sabemos quien mantiene la comunicación y donde se genera.  

9. Anejo - se utiliza cuando se incluyen documentos adicionales con la carta.  En singular (Anejo) si se incluye un solo documento o en plural (Anejos) cuando son varios.  Siempre se escribe la primera letra en mayúscula, a dos espacios verticales después de las iníciales y al margen izquierdo.

10. Copias- se escribe la letra c, en minúscula al margen izquierdo a dos espacios verticales.  La letra c significa que se incluye copia de la comunicación a otra persona y se requiere mencionar a las personas a las cuales se les envía copia de la comunicación.